Voorraadbeheersysteem (VMS) voor autobedrijven: wat het doet en waar je op let

Wat een VMS is (en een OBS)

VMS staat voor voorraad management systeem. Het is het programma waarin al je auto's staan: wat je ervoor betaald hebt, wat het kost om hem verkoopklaar te maken, wat hij moet opleveren en hoe lang hij al bij je staat. Vanuit datzelfde systeem gaan de auto's naar de portalen en naar je eigen website.

Je komt ook de term OBS tegen, occasion beheer systeem. Dat is in de praktijk hetzelfde idee onder een andere naam; sommige leveranciers kozen die naam voor hun pakket. Een DMS, dealer management systeem, is breder. Dat omvat vaak ook de werkplaats, onderdelen en de boekhouding. Wie vooral occasions verkoopt, heeft aan een goed VMS meer dan aan een zwaar DMS dat voor een merkdealer met werkplaats is gebouwd.

Het verschil is geen detail. Een systeem dat voor werkplaatsen is gemaakt, laat de koper en de voorraad vaak als bijzaak zien. Een systeem dat voor handel is gemaakt, begint bij de auto.

Wat erin moet: kenteken, kosten, marge, statijd, foto's

Een bruikbaar VMS doet vijf dingen goed. Ontbreekt er een, dan houd je er een Excel bestand naast, en dan heb je twee voorraden die elkaar tegenspreken.

• Kenteken invoeren. Merk, uitvoering, brandstof, APK datum en bouwjaar komen van de RDW. Je typt geen gegevens over. Wat de RDW niet geeft, zoals de actuele tellerstand, vul je zelf aan. Meer daarover in een aparte pagina.
• Inkoop en kosten per auto. Wat je betaalde, plus transport, onderhoud, schadeherstel en poetsen. Alleen zo weet je wat een auto moet opleveren.
• Marge per auto, live. Niet pas aan het einde van de maand, maar op het moment dat je een prijs vaststelt of een bod doet. En afgeschermd: de verkoper hoeft de inkoopprijs niet te zien.
• Statijd. Hoe lang staat elke auto, gemeten vanaf het moment van binnenkomst. Dat is het cijfer dat je geld kost.
• Foto's en tekst. Volgorde van de foto's, hoofdfoto, advertentietekst. Dezelfde set gaat naar de portalen en naar je site.

Let ook op de details die in een demo niet opvallen. Kun je meerdere auto's tegelijk aanpassen? Is er een status tussen binnenkomst en online, zodat een auto zonder foto's niet per ongeluk live gaat? Is er een log van wie wat heeft gewijzigd? Kan een nieuwe verkoper het zonder uitleg gebruiken?

Adverteren vanuit het VMS

Het doel is één keer invoeren en overal online. Je zet een auto op klaar, en hij verschijnt op Marktplaats, AutoScout24, AutoTrack, Gaspedaal en je eigen site. Wordt hij verkocht, dan verdwijnt hij overal tegelijk. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar het is waar het misgaat bij systemen die dit half doen: een auto die op een portaal blijft staan terwijl hij verkocht is, kost je een geïrriteerde koper en soms een klacht.

Ook de portalen zelf zijn in beweging. In oktober 2026 startte Autonex, een nieuwe groep waar AutoScout24, AutoTrack en Gaspedaal onder vallen. Wat dat voor pakketten betekent, is nog niet bekend. Reden te meer om niet vast te zitten aan één kanaal: je voorraad hoort in jouw systeem te staan en niet in dat van een portaal.

Koppelingen die je nodig hebt

Voor het doorplaatsen naar portalen gebruiken de meeste autobedrijven Hexon. Hexon is geen voorraadsysteem maar een tussenlaag: je VMS levert de voorraad aan, Hexon zet die om naar het formaat dat elk portaal wil en houdt dat bij als een portaal zijn eisen verandert. Volgens de eigen site van Hexon gaat het om meer dan 300 platformen, 150 aangesloten voorraadsystemen en meer dan 20.000 automotive bedrijven.

Marktplaats Zakelijk noemt daarnaast koppelingen waarmee je rechtstreeks vanuit een voorraadsysteem naar Marktplaats adverteert, bijvoorbeeld via Wheelerdelta, Autodata, VWE of Autotelex. Vraag je leverancier dus altijd: welke portalen bedien je, via wie, en wat kost die koppeling extra?

• Portalen: Marktplaats, AutoScout24, AutoTrack, Gaspedaal. Via Hexon of rechtstreeks.
• RDW: voor kenteken, specificaties en APK.
• Je eigen website: de voorraad moet er automatisch op staan en eraf gaan na verkoop.
• Leads terug: de aanvragen uit de advertenties horen terug te komen in je systeem, niet in vier mailboxen.
• Boekhouding: facturen naar je boekhoudpakket, zodat je ze niet overtikt.

Prijzen en pakketten in de markt

Wie een voorraadsysteem zoekt, merkt dat bijna niemand zijn prijs noemt. Op de sites van Hexon en Marktplaats Zakelijk staan op 19 oktober 2026 geen bedragen; je moet bellen of een formulier invullen voor een offerte. Dat maakt vergelijken lastig, en daar kun je iets aan doen met de juiste vragen.

• Wat zit in de maandprijs, en wat komt erbij? Koppelingen, extra gebruikers en extra vestigingen zijn de gebruikelijke bijkomende kosten.
• Wordt het tarief per auto, per gebruiker of per vestiging berekend?
• Wat kost de koppeling met Hexon of de portalen, los van het systeem?
• Is er een opzegtermijn, en kun je je gegevens meenemen als je vertrekt?
• Hoeveel kosten het instellen en de overstap?

Vraag aan twee of drie leveranciers hetzelfde: een offerte voor jouw situatie, bijvoorbeeld vijftig auto's, drie gebruikers en twee vestigingen. Dan vergelijk je geen pakketnamen maar totaalbedragen.

Overstappen van je oude systeem

De meeste autobedrijven blijven te lang bij een systeem dat ze niet meer bevalt, omdat overstappen eng is. De angst is meestal dezelfde: dat de voorraad even offline staat, dat foto's verloren gaan, dat de historie weg is.

Voorraad en foto's gaan in de regel mee via een bestand of via Hexon. Historie en klantgegevens zijn lastiger; vraag vooraf wat je mag exporteren en in welk formaat. Plan de overstap op een rustig moment, laat de oude advertenties staan tot de nieuwe live zijn, en schakel dan om. Zo is er geen moment waarop je auto's niet online staan. Er komt een aparte pagina over wat bij een overstap meegaat.

Een demo die iets zegt: zo test je een systeem

Een demo laat de mooiste route zien. Vraag daarom om je eigen route, met een auto die je zelf meebrengt. Dan merk je in een kwartier meer dan in een uur presentatie.

• Zet een auto in met alleen een kenteken. Hoeveel velden moet je daarna nog zelf invullen, en klopt wat de RDW gaf?
• Voeg de kosten toe en kijk of de marge direct meebeweegt. Log daarna in als verkoper en kijk wat die ziet: de inkoopprijs hoort daar niet bij.
• Zet de auto op klaar. Hoe lang duurt het voor hij op een portaal staat, en kun je zien of dat gelukt is?
• Wijzig de prijs. Gaat die overal tegelijk mee, of moet je per portaal opnieuw?
• Markeer de auto als verkocht. Verdwijnt hij overal tegelijk?
• Vraag wat je kunt exporteren als je vertrekt, en in welk formaat.
• Vraag wie je belt als er om negen uur 's ochtends iets stuk is, en hoe snel er iemand reageert.

Neem de mensen mee die er elke dag mee werken. Een verkoper die zegt dat hij het niet snapt, is een betere graadmeter dan een eigenaar die het mooi vindt.

Waar Vonk staat

Vonk is gebouwd als voorraadsysteem met klantcontact erbij, en zit in beta. Beschikbaar zijn nu kenteken invoeren met RDW gegevens, kosten en marge per auto, statijd per auto, foto's, bulkacties en meerdere vestigingen met rollen. In aanbouw zijn het importeren van je bestaande voorraad en het publiceren naar de portalen via Hexon. Op de roadmap staan inruil en taxatie en de prijswacht. Op de pagina met functies zie je per onderdeel de stand.